Σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία αποκτούν οι εργαζόμενοι του Δήμου Νέας Σμύρνης, με στόχο την καλύτερη συνεργασία των υπηρεσιών και την ταχύτερη εξυπηρέτηση των δημοτών. Ο Δήμος εξασφάλισε δωρεάν 250 άδειες Microsoft 365 E3 και 30 άδειες Microsoft 365 Copilot, μέσω της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Όπως εξηγεί ο Αντιδήμαρχος Ψηφιακού Μετασχηματισμού και ΚΕΠ, Ηλίας Σώζος, σε συνέντευξή του στο e-ota.gr, η εγκατάσταση πραγματοποιήθηκε από το Τμήμα Πληροφορικής του Δήμου, χωρίς εξωτερικό συνεργάτη. Παράλληλα, βρίσκεται σε εξέλιξη πρόγραμμα εκπαίδευσης, ώστε οι νέες εφαρμογές να αξιοποιηθούν στην καθημερινή λειτουργία των υπηρεσιών.
Οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές όπως Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams και OneDrive, καθώς και στο Copilot Chat. Οι επιπλέον 30 άδειες Microsoft 365 Copilot διατέθηκαν σε θέσεις με αυξημένο διοικητικό φόρτο, για εργασίες όπως η σύνταξη σχεδίων εγγράφων, η ανάλυση δεδομένων και η σύνοψη συσκέψεων.
Σύμφωνα με τον αντιδήμαρχο, η συνολική ετήσια αξία των αδειών ξεπερνά τις 150.000 ευρώ, ποσό που δεν επιβαρύνει τον δημοτικό προϋπολογισμό χάρη στη δωρεάν παραχώρησή τους.
Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στη δυνατότητα επικοινωνίας με άλλους δημόσιους φορείς μέσα από το κοινό περιβάλλον Microsoft 365 του Δημοσίου. Τηλεδιασκέψεις, ανταλλαγή αρχείων και συνεργασία σε κοινά έγγραφα μπορούν να διευκολύνουν τις Τεχνικές Υπηρεσίες, την Πολιτική Προστασία, τις Προμήθειες και τις Κοινωνικές Υπηρεσίες.
Η εκπαίδευση ξεκίνησε πιλοτικά τον Ιούνιο από διευθυντές και προϊσταμένους. Στη συνέχεια, τα ίδια τα στελέχη αναλαμβάνουν να παρουσιάσουν στους συναδέλφους τους πρακτικές εφαρμογές των εργαλείων, ενώ για τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο προβλέπεται η επέκταση της εκπαίδευσης στο σύνολο των χρηστών.
Ο κ. Σώζος υπογραμμίζει ότι η τεχνητή νοημοσύνη λειτουργεί υποστηρικτικά: ο έλεγχος και η τελική ευθύνη παραμένουν στον εργαζόμενο. Το ζητούμενο είναι να περιοριστεί ο χρόνος που απαιτούν επαναλαμβανόμενες εργασίες και να δοθεί μεγαλύτερο βάρος στην ουσιαστική εξυπηρέτηση του πολίτη.
Η πρωτοβουλία εντάσσεται στις ευρύτερες ψηφιακές παρεμβάσεις του Δήμου, που περιλαμβάνουν 20 νέες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, διαδικτυακές αιτήσεις και την πλατφόρμα CityOn e-Δήμαρχος για την υποβολή αιτημάτων.
Επόμενος στόχος είναι η αξιολόγηση των διαδικασιών που επιταχύνονται, η διάδοση των καλών πρακτικών και η καθιέρωση συνεχούς εκπαίδευσης για το προσωπικό.